Agence locale spécialisée depuis 2014 en organisation d'événements d'entreprise à Barcelone
  • Evénement sur le port de Barcelone

    Notre agence

Notre fonctionnement

Qu’il s’agisse d’un team-building pour 10 personnes, d’un séminaire pour 50 personnes ou d’une convention pour 400 personnes, notre processus d’organisation est globalement le même.

Bien entendu, tous ne demandent pas les mêmes moyens logistiques mais dans tous les cas, nous mettrons tout en oeuvre pour vous faciliter la tâche, rendre l’organisation de votre séjour la plus fluide possible.

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Demande de devis

Pour prendre contact avec nous, plusieurs solutions: par téléphone, par email ou via notre formulaire de demande de devis.

Un chef de projet vous appelle dans les heures suivant votre demande afin d’éclaircir d’éventuels doutes ou d’affiner votre demande.

Après cet appel, nous effectuons un maximum de demandes de tarifs et disponibilités auprès de nos prestataires afin de vous faire la proposition la plus complète et la mieux adaptée à votre demande.

02

Première proposition

Dans les jours qui suivent, généralement sous 48-72h, nous vous transmettons un devis par email.

Celui-ci est composé de deux documents :
Une présentation du séjour agréable et claire, incluant des photos et description de chaque prestation, ainsi qu’une proposition de programme jour par jour.
Une proposition chiffrée indiquant notamment les modalités de réservation

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Affinement du programme

En fonction de l’évolution de votre projet, la proposition est également amenée à être modifiée. Nous échangeons avec vous pour modifier, retirer ou rajouter des éléments.

Vous êtes en contact avec un seul interlocuteur: le chef de projet qui vous suit depuis le début, et qui sera présent lors de l’événement.

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Validation du devis

Une fois le programme défini, nous vous renvoyons un devis final à renvoyer signer. Il s’agit ensuite de régler un acompte dont le montant est indiqué dans le devis.

Dés celui-ci reçu, nous vous envoyons un accusé de réception et procédons aux confirmations des pré-réservations effectuées.

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Organisation

Dans les semaines précédant le séjour, nous sommes en contact régulier avec vous par la validation des détails tels que le choix des menus, les ajustements éventuels de timing ou de nombre de participants, la rooming-list, etc.

Nous vous transmettons quelques jours avant le séjour une feuille de route détaillée comprenant toutes les informations pratiques nécessaires au bon déroulement de votre séjour: Horaires, points de RDV, vêtements à prévoir, etc.

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Séjour

Votre chef de projet vous accueille à votre arrivée à destination et sera présent à tous les moments qui le nécessitent (arrivée à un restaurant, au début d’une activité, etc) afin de s’assurer que tout se déroule parfaitement.

Cependant, selon la nature de votre séjour, vos souhaits et votre budget, il pourra être prévu un accompagnement complet ou au contraire une plus grande indépendance. Ce point sera déterminé avec vous avant la validation du devis.

Questions fréquemment posées

  • ÊTES-VOUS BASÉS EN ESPAGNE ?

    Tout à fait; nos bureaux sont situés en plein-centre de Barcelone. Notre entreprise est enregistrée en Espagne (nº de TVA: ES-B65971715), et nous disposons d’une license espagnole d’agents de voyage (GC-002912). Cependant, toute l’équipe est Française.

  • NOTRE SEMINAIRE EST DANS QUELQUES JOURS, EST-IL TROP TARD POUR FAIRE APPEL À VOUS ?

    Non, il n’est pas trop tard. Nous sommes souvent amenés à organiser des prestations “en dernière minute”. Nous ne pouvons toutefois que vous recommander de ne pas trop tarder: outre les tarifs, qui peuvent être plus élevés, une grande partie des activités ont un nombre de places limité ou requièrent d’être organisées le plus tôt possible.

  • NOUS AVONS DÉJÀ QUASIMENT TOUT RÉSERVÉ, IL NE NOUS MANQUE PLUS QU’UNE OU DEUX PRESTATIONS/ACTIVITÉS À ORGANISER, POUVONS-NOUS FAIRE APPEL À VOUS ?

    Bien entendu !

  • QUELS MOYENS DE PAIEMENT ACCEPTEZ-VOUS ?

    Nous proposons deux méthodes : le virement bancaire, ou le paiement par carte bancaire. Le virement est la solution privilégiée par 95% de nos clients.

  • ORGANISEZ-VOUS LES VOLS OU LE TRANSPORT DEPUIS NOTRE PAYS D’ORIGINE ?

    En principe non – notre mission commence à votre arrivée à votre arrivée à destination. Cela ne nous empêche pas de faire des recherches, faire des propositions de vols ou combinaisons de vols et laisser ensuite au client le soin de réserver par lui-même. Cependant, bien que cela ne soit pas notre spécialité, nous proposons occasionnellement la réservation de vols aux clients qui le demandent expressément.

  • COMMENT SE DÉROULE L’ORGANISATION DU SÉJOUR ?

    1. Nos bureaux étant situés à Barcelone, l’organisation se fait, sauf exception, à distance. Le premier contact se fait le plus souvent par email ou via notre formulaire de demande de devis, mais vous pouvez également nous appeler par téléphone (voir contact).
    2. Après avoir cernés vos besoins, généralement par téléphone, nous vous enverrons par email un devis détaillé constitué d’une ou plusieurs propositions, qu’il sera bien sûr possible de modifier par la suite.
    3. Une fois satisfaits, vous pourrez confirmer votre réservation en effectuant le paiement d’un acompte, dont le montant sera indiqué dans le devis.
    4. Une fois le paiement reçu, nous vous enverrons une confirmation de réservation, indiquant notamment le montant restant à verser (dans le cas d’un premier paiement partiel), et par la suite la feuille de route détaillant toutes les informations nécéssaires au bon déroulement du séjour (programme, points de rendez-vous, etc…)

  • AURONS-NOUS UN CONTACT SUR PLACE EN CAS DE PROBLÈME?

    Bien sûr! Nous vous accueillerons à votre arrivée à Barcelone, et un membre de notre équipe sera présent lorsque nécessaire. Certains groupes demandent un accompagnement 24h/24, ce qui est tout à fait possible, tandis que d’autres, pour des raisons de budget ou un désir de rester indépendants, préfèrent une assistance minimale.
  • LE NOMBRE DE PARTICIPANTS EST ENCORE INCERTAIN, POUVONS-NOUS MODIFIER LA RÉSERVATION APRÈS PAIEMENT DE L’ACOMPTE ?

    Nous essayons toujours d’être le plus flexible possible; nous avons conscience de la difficulté d’organiser un séjour pour un grand nombre de personnes et sommes habitués à ce genre de modifications. Par conséquent, si nous pouvons réduire le nombre de personnes avec un minimum de frais, nous le faisons.

Demander plus d’informations

Si votre projet n’est pas défini, indiquez nous simplement les éléments essentiels (destination, nombre de personnes et dates approximatives) et nous vous rappellerons très rapidement.

Par ailleurs, vous pouvez préférer notre formulaire détaillé comportant l’ensemble des élements nécessaires pour l’élaboration du devis.

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